Projektmanagement

Im Auftrag unseres Klientel übernehmen wir verantwortungsvoll und zielorientiert Projektmanagement-Aufgaben, sowie die generelle Leitung kompletter Projektumsetzungen. Dabei legen wir höchsten Wert auf die DIN genormten Projektmanagementsysteme:

  • Organisation
  • Methodik
  • Qualifizierung
  • Software

Für die Umsetzung des jeweiligen Projektes, wird jedes Projekt in sogenannte Projektphasen unterteilt:

  • Projektdefinition
  • Projektplanung
  • Projektdurchführung
  • Projektkontrolle
  • Projektabschluss

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Auf Grund der Tatsache, dass jedes Projekt individuell zu betrachten ist, legen wir größten Wert auf eine projektbezogene Phasenstrukturierung, die fokussierte Phasen beinhalten kann.

Als Beispiel:

  • Projektanalyse
  • Machbarkeitsstudie
  • Entwurf
  • Budgetierung
  • Umsetzungstestlauf
  • Pilotlauf
  • Zufriedenheitsstudie
  • Kostenkontrolle
  • Abschluss

Jedes uns anvertraute Projekt wird in höchstem Maß den Projektmanagement-Regularien unterzogen und aufgearbeitet, beginnend mit der…

I. Projektinitiierung

  • Verteilung der notwendigen Informationen, damit von Anfang an effektiv/effizient gearbeitet werden kann
  • Nachlässigkeiten in frühen Projektphasen führen später zu (teuren) Schwierigkeiten, daher werden die Ziele und die Arbeitsweise der jeweiligen Projektphase geklärt
  • die Informationen über das Projekt werden ausgetauscht und unter den Stakeholdern angeglichen
  • das Projekt bzw. die nächste Projektphase wird in allen Teilen und Zusammenhängen betrachtet (nicht in allen Details).
  • Zu allen Fragen soll möglichst früh eine Übereinstimmung aller Beteiligten erreicht werden.

Wie bei allen Prozessgruppen wiederholen sich die Prozesse und interagieren miteinander. Die sequentielle Darstellung ist eine Vereinfachung. Gerade während der Initiierung werden durch Klärung und Festlegung der Projektziele die Weichen für den weiteren Projektverlauf und den Projekterfolg gestellt. Die Qualität der Projektziele/Phasenziele (Transparenz) und die Unterstützung der Stakeholder (Verbindlichkeit) entscheiden über den Projekterfolg.

II. Prozessgruppenplanung

Unter Planung werden alle Prozessschritte zur Planung des Projekts oder zur Detaillierung der jeweiligen Projektphase zusammengefasst. Alle Schritte orientieren sich am definierten Ziel des Projektes. Ggf. werden Handlungsalternativen geprüft und ausgewählt. Die wichtigsten Projektmanagementprozesse in der Prozessgruppe Planung sind:

  • Planung Inhalt und Umfang
  • Definition Inhalt und Umfang
  • Definition der Vorgänge
  • Festlegen der Vorgangsfolgen
  • Einsatzmittelbedarfsplanung
  • Schätzung der Vorgangsdauer
  • Kostenschätzung
  • Risikomanagementplanung
  • Entwickeln des Terminplans
  • Kostenplanung
  • Zusammenstellung des Projektplans

Hierzu gibt es noch eine Reihe von Hilfsprozessen, wie Qualitätsplanung, Beschaffungsplanung, usw.

III. Prozessgruppen Ausführung

Unter Ausführung versteht man die Koordination der Mitarbeiter und anderer Ressourcen und deren Zuordnung zu den Vorgängen im Projektplan, damit das Projektziel, wie vorgegeben erreicht wird. Hierzu gehören Prozesse, wie die Arbeitspaketfreigabe. Unterstützt wird die Ausführung von Hilfsprozessen, wie Qualitätssicherung, Informationswesen, Teamentwicklung oder Lieferantenauswahl, usw.

IV. Prozessgruppen Überwachung

Diese Prozessgruppe beschäftigt sich mit der kontinuierlichen Überwachung der Zielerreichung im Projekt. In der Prozessgruppe Steuerung gibt es zwei Hauptprozesse:

  • Berichtswesen „zur Sammlung und Verteilung (Stakeholderorientierung!) der Projektleistung und die integrierte Änderungssteuerung, um die Änderungen zu koordinieren“
  • Die Hauptprozesse „werden durch eine Vielzahl von Hilfsprozessen unterstützt; dazu gehören Abnahmeprozesse für Anforderungen und andere Ergebnistypen, Termin- und Kostensteuerung und Risikoüberwachung“

V. Weiterführend mit dem Prozessgruppen Abschluss

Die abschließenden Prozesse beschäftigen sich mit

Vertragsbeendigung
Bei ersterem muss dafür gesorgt werden, dass die Verträge alle ordentlich beendet, bezahlt werden.

Administrativen Abschluss des Projekts
Beim administrativen Abschluss geht es um die interne Beendigung des Projekts im Unternehmen. Entfernung der Basiszentrale, Räumung der Projektorientierungsräume usw.

Berichterstellung und Übergabe
Bei der Berichterstellung gehören Abschlussbericht, Lessons-Learned-Workshops (Er bezeichnet die schriftliche Aufzeichnung und das systematische Sammeln, Bewerten und Verdichten von Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweisen, Fehlern und Risiken in Projekten)

Wir legen ferner höchste Maßstäbe bei der Durchführung und erstellen in Zusammenarbeit mit der Prozesssteuerung folgende Managementstandarts als Projektzugehörigkeitssegmente:

Personalmanagement:
Enthält die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung.

Beschaffungsmanagement:
Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.

Terminmanagement:
Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens ab und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan dient dabei v. a. als Kommunikationsmedium.

Kostenmanagement:
Zielt auf die Budgeteinhaltung ab. Hierfür ist (zum Beispiel durch Projektkostenrechnung) der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Qualitätsmanagement:
Projektspezifisches Qualitätsmanagement umfasst die Standardisierung von Projekt-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement.

Kommunikationsmanagement:
Nimmt häufig bis zu 50 % der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein; auch im Veränderungsmanagement (Change Management) zu berücksichtigen.

Risikomanagement:
Projektspezifisches Risikomanagement. Enthält Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte. Insbesondere bei komplexen Projekten ist dies von Bedeutung.

Integrationsmanagement:
Hier wird die Integration des Projekts sichergestellt und koordiniert. Beteiligte und Betroffene (Grafikbeispiel siehe „Projektlandschaft“) sind dabei entsprechend der Art ihrer Beteiligung einzubeziehen. Die Einhaltung von Projekt-Standards erleichtert dies.

Inhalts- und Umfangsmanagement:
Das Management des Projektrahmens (auch Scope Management, Anforderungsmanagement) sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Es sorgt allerdings nicht nur für die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu veranlassen.